Change Management ist nur so erfolgreich wie seine Kommunikation. Veränderungen in Unternehmen erfordern eine klare, zielgerichtete und empathische Change Communication, um Mitarbeiter:innen und Stakeholder aktiv einzubinden. Besonders in der Unternehmensberatung ist es entscheidend, Widerstände frühzeitig zu erkennen, Vertrauen aufzubauen und eine wirkungsvolle Kommunikationsstrategie zu entwickeln. In diesem Interview gibt unsere Transformation Engineer Julia Fuhrmann spannende Einblicke in Herausforderungen, Strategien und Best Practices der Change Communication.
Als Transformationsberatung spielt das Change Management eine entschiedene Rolle in unseren Projekten. Veränderungen sind in Unternehmen allgegenwärtig – sei es durch digitale Transformation, strategische Neuausrichtungen oder organisatorische Umstrukturierungen. Doch ein Veränderungsprozess ist nur so erfolgreich wie seine Kommunikation. Change Communication spielt dabei eine entscheidende Rolle: Sie sorgt dafür, dass Mitarbeiter:innen und Stakeholder nicht nur informiert, sondern auch aktiv in den Wandel eingebunden werden.
Besonders in der Unternehmensberatung ist eine klare, zielgerichtete und empathische Kommunikation essenziell, da Berater:innen oft externe Impulse setzen und Veränderungen in Unternehmen begleiten. Sie müssen Widerstände frühzeitig erkennen, Vertrauen aufbauen und eine Kommunikationsstrategie entwickeln, die alle Beteiligten mitnimmt.
In diesem Interview wollen wir beleuchten, welche Herausforderungen, Strategien und Best Practices es in der Change Communication gibt – und welche Rolle Berater dabei spielen. Dafür gibt uns unsere Transformation Engineer Julia Fuhrmann einen tieferen Einblick in ihren Arbeitsalltag und ihre Erfahrungen. Vielen Dank dafür, liebe Julia!
Hallo Julia, schön, dass du uns an deinem Wissen teilhaben lässt! Hast du noch Ergänzungen warum die Change Communication besonders in der Beratung wichtig findest?
Julia Fuhrmann: Hi Alexa, sehr gerne! Du hast die Notwendigkeit von Change Communication in der Beratung schon sehr gut zusammengefasst. Grundsätzlich ist es so, dass jede Veränderung Unsicherheiten, Ängste und dadurch – zumindest teilweise – auch Ablehnung durch die Betroffenen mit sich bringt. Durch unsere verschiedensten Beratungsprojekte haben wir hier eine Vielzahl an Erfahrungen, wie wir darauf am besten reagieren und was am besten funktioniert. Fakt ist, dass ein Großteil von Projekten aufgrund von fehlendem Change Management und mangelhafter Kommunikation scheitert. Wir erreichen mit gezielten Maßnahmen nicht nur Verständnis und Akzeptanz für die Veränderung, sondern im besten Fall sogar Begeisterung – und das ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Transformationsprojekts.
Welche Rolle spielt Change Communication im Change Management und was sind aus deiner Sicht die größten Herausforderungen in der Kommunikation von Veränderungsprozessen?
Julia Fuhrmann: Change Communication ist meiner Meinung nach einer der wichtigsten Bausteine des Change Managements. Es hilft uns nur bedingt mittels Stakeholderanalysen oder Change Impact Assessments zu verstehen, was die Veränderung genau für die Betroffenen bedeutet, wenn wir dieses Wissen dann nicht auch nutzen, um proaktiv auf die Stakeholder zuzugehen und mittels Kommunikationsmaßnahmen den Wandel begleiten.
Die größte Herausforderung dabei ist, auf der einen Seite eine breitgefächerte Kommunikation anzubieten, und gleichzeitig auf die individuellen Fragen, Sorgen und Ängste einzugehen. Wir müssen so gut es geht, jeden Einzelnen nicht nur erreichen, sondern auch tatsächlich abholen.
Bei der Entwicklung einer Kommunikationsstrategie ist die Wahl der Kommunikationskanäle entscheidend, wie stellst du sicher, dass alle relevanten Stakeholder gut informiert und einbezogen werden?
Julia Fuhrmann: Mittels der Stakeholderanalyse finden wir bereits zu Beginn des Projekts heraus, welche Kommunikationskanäle von den Stakeholdern bevorzugt genutzt werden. Wir analysieren zudem, welche Kanäle und Methoden in der Vergangenheit gut funktioniert haben und welche Kanäle eher ineffektiv waren. Mit diesen Erkenntnissen kreieren wir einen innovativen Mix aus den verschiedensten Methoden, die über unterschiedliche Kanäle ausgespielt werden. Wichtig ist, die Aktivitäten fortlaufend auf ihren Erfolg zu prüfen. So können wir ineffiziente Kanäle oder schlecht angenommene Methoden anpassen und bei Bedarf neue Wege gehen.
Wie reagierst du auf Widerstände gegenüber Veränderungen und wie gehst du mit Unsicherheit und Ängsten bei Mitarbeitenden um?
Julia Fuhrmann: Wie gesagt – Unsicherheiten, Ängste, aber auch Widerstände sind in einem Veränderungsprozess vollkommen normal. Wichtig ist, zu ermitteln, woher die negativen Gefühle der Betroffenen kommen – gerne auch in persönlichen, individuellen Gesprächen. Liegt es an zu wenig Information über die kommende Veränderung? Fühlen sich die Stakeholder nicht ausreichend vorbereitet auf die Neuerungen?
Je nachdem steuern wir geeignete Maßnahmen zur Informationsgewinnung oder auch zur Wissensvermittlung ein. Schulungsmaßnahmen sind beispielsweise ein weiterer wichtiger Faktor des Change Managements, der oft mit Change Communication Hand in Hand geht. Wer sich selbst gut vorbereitet fühlt auf das, was kommt, blickt der Zukunft viel entspannter entgegen.
Kannst du ein Beispiel für eine erfolgreiche Change Communication aus deiner Beratungspraxis nennen? Was hat dort besonders gut funktioniert?
Julia Fuhrmann: Dass Change Management und Kommunikation bei Transformationsprojekten unterschätzt wird, ist keine Seltenheit. So kam ich einmal nach bereits mehreren Jahren Projektlaufzeit in ein bestehendes Projektteam hinzu, mit dem Auftrag das Verständnis und die Akzeptanz der Betroffenen für ein neu eingerichtetes System zu steigern. Ich fand mich also auf viel verbrannter Erde wieder, weil in den letzten Jahren bereits einiges schief gegangen ist oder nicht gemacht wurde aus Change Management-Sicht. Selbst der Begriff „Change Management“ war mittlerweile zum Unwort im Unternehmen geworden.
Umso schöner war es, dass die komplett neu gedachten Maßnahmen doch schnell Anklang fanden. Hilfreich war dabei tatsächlich auch, dass ich externe Beraterin war. Ich habe eine neue, unvoreingenommene Sichtweise in das Unternehmen eingebracht, wofür viele der langjährigen Mitarbeitenden sehr dankbar waren. Sie begegneten mir zum Teil offener, als den internen Kolleginnen und Kollegen der Change-Abteilung, sodass es uns im Team einfacher viel, mittels der genutzten Maßnahmen die Akzeptanz für die Veränderung zu erhöhen und die Nutzungsrate des Systems zu steigern.
