In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt ist effizientes Vertragsmanagement unerlässlich. Skalierbare eSignatur-Lösungen spielen dabei eine zentrale Rolle, indem sie papierbasierte Prozesse ablösen und die Vertragsabwicklung beschleunigen. Diese Lösungen passen sich flexibel an die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen bis hin zu großen internationalen Konzernen an. In diesem Beitrag zeigen wir, wie moderne eSignatur-Technologien dazu beitragen können, Ihre Vertragsprozesse zu optimieren und reibungslos zu gestalten, und wie WARGITSCH euch bei der Implementierung von einer eSignatur unterstützen kann.
Warum brauchen Unternehmen eine e-Signatur?
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Zeitersparnis: Dokumente können in Minuten unterzeichnet und versendet werden
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Kostenreduktion: Keine Ausgaben für Papier, Druck, Versand und Archivierung
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Sicherheit: Elektronische Signaturen sind fälschungssicher und bieten eine digitale Nachverfolgbarkeit
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Flexibilität: Signieren von überall aus, egal ob im Büro, von unterwegs oder im Homeoffice
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Compliance: Mit eSignaturen wird es einfacher, rechtliche Anforderungen und Vorgaben zu erfüllen, da sie die nötige Nachverfolgbarkeit und Sicherheit bieten
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Umweltschutz: Reduzierung von Papierverbrauch und CO2-Ausstoß durch digitale Prozesse
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Besserer Kundenservice: Schnellere Abwicklung und weniger bürokratische Hürden für Geschäftspartner und Kunden
Was sind typische Herausforderungen bei der Implementierung einer e-Signatur?
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Einbettung einer SaaS-Lösung in die IT-Architektur: Die Integration einer neuen SaaS-Lösung in die bestehende IT-Landschaft eines Unternehmens erfordert eine enge Abstimmung mit den vorhandenen Systemen.
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Anpassung der Lösung an spezifische Unternehmensstrukturen: Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen, die bei der Implementierung berücksichtigt werden müssen. Dazu gehören die Anpassung der eSignatur-Lösung an Single Sign-On (SSO), IT-Risikobewertungen und andere unternehmensspezifische Vorgaben.
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Integration eines externen Trusted Service Providers (TSP): Für die sichere und zuverlässige Authentifizierung der eSignaturen muss ein externer Trusted Service Provider (TSP) in die bestehenden Prozesse integriert werden.
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Koordination mehrerer Dienstleister: Oftmals müssen verschiedene Serviceanbieter koordiniert werden, um eine umfassende eSignatur-Lösung zu entwickeln.
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Überzeugung und Akzeptanz bei den Endnutzern: Eine der größten Herausforderungen ist die Akzeptanz der neuen Technologie durch die Endnutzer. Die Nutzererfahrung und der Nutzen müssen klar kommuniziert werden, um Widerstände abzubauen und die Akzeptanz zu erhöhen.
Welche Lösung bietet WARGITSCH an?
Wir bieten eine hochmoderne, vollautomatisierte eSignatur-Lösung an, die auf der bewährten Technologie von Adobe Sign basiert. Diese Plattform optimiert den gesamten Unterschriftenprozess und sorgt für eine zentrale und automatisierte Verwaltung von Genehmigungs-Workflows, Nachverfolgung und Steuerung.
Warum sollte sich man für Adobe Sign entscheiden?
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Einbindung in Business-Lösungen: Die Plattform lässt sich flexibel in Business-Lösungen wie Microsoft Teams, Salesforce und SAP SuccessFactors integrieren.
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Prozessoptimierung: Adobe Sign ermöglicht ein skalierbares und steuerbares Vertragsmanagement, das sich flexibel an die Anforderungen von Unternehmen anpasst.
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Trusted Service Provider Integration: Die Lösung unterstützt die sichere Einbindung externer Trusted Service Provider (TSP) in die Authentifizierungsprozesse.
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Bestellprozess-Integration: Die Plattform lässt sich nahtlos in vorhandene Bestell- und Genehmigungsprozesse einbinden.
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Rollout in Marken und Gesellschaften: Adobe Sign unterstützt einen einheitlichen und effizienten Rollout der eSignatur-Lösung über verschiedene Marken und Tochtergesellschaften hinweg.
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Benutzerfreundlichkeit: Adobe Sign ermöglicht eine besonders benutzerfreundliche Erfahrung, indem es keine zusätzlichen Log-ins oder Downloads für die Unterschrift erfordert. Dokumente können direkt aus Programmen wie Adobe Acrobat und Microsoft Word zur elektronischen Unterzeichnung versendet werden.
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Integration von Branding-Elementen: Adobe Sign bietet die Integration von Branding-Elementen für individuelle Anpassungen, wodurch das Signaturerlebnis an das Corporate Design des Unternehmens angepasst werden kann.
Diese Lösung haben wir bereits erfolgreich bei einem führenden multinationalen Konzern eingeführt und dadurch den gesamten Unterschriften-prozess auf internationaler Ebene optimiert.
Mehr dazu findest du in unserem Use-Case.
Wie WARGITSCH dich bei der Implementierung einer e-Signatur unterstützen kann?
Die WARGITSCH Transformation Engineers verfügen über umfassende Erfahrung in der digitalen Transformation und der Automatisierung von Prozessen. Unsere Expertinnen und Experten bieten umfassende Unterstützung, um sicherzustellen, dass die Implementierung der eSignatur reibungslos und erfolgreich verläuft. So sieht unsere Strategie aus:
Christian Gleissner
Kontaktiere uns gerne, um die Implementierung der e-Signatur anzugehen:
Dein Ansprechpartner zum Thema e-Signatur: Christian Gleissner