Eines unserer Principles lautet „Listen before you act“ – denn nur wenn wir die Herausforderungen unserer Kunden wirklich verstehen, können wir nachhaltige Lösungen entwickeln. Unser bewährtes Framework mit den vier Phasen Think, Design, Plan, Do und den drei Dimensionen Human, Organisation, Technik hilft uns dabei, Veränderungen ganzheitlich zu gestalten.
Doch in einer zunehmend dynamischen Welt zählt nicht nur Präzision, sondern auch Geschwindigkeit. Deshalb hat unser Transformation Engineer Alberto eine innovative Automatisierungslösung entwickelt, die mithilfe von KI-Agenten schneller zu greifbaren Ergebnissen führt. Wie er diese Lösung erarbeitet hat, welche Vorteile sie bringt und was ihn zu dieser Idee inspiriert hat – darüber spricht er jetzt mit uns im Interview.
Lieber Alberto, danke, dass du dir Zeit nimmst für unser Interview, wir sind gespannt, wie du bei der KI-gestützten Automatisierung vorgegangen bist. Drum erzähl doch: Was war die Idee dahinter und wie ging es weiter?
Alberto Vera Ramirez: Vielen Dank für die Einladung, einen Einblick geben zu können in dieses aktuelle und spannende Thema bei WARGITSCH!
Die Idee entstand, als das Potenzial von KI, insbesondere ChatGPT, für die Optimierung von Beratungsprozessen deutlich wurde. Bei WARGITSCH hatten wir über Jahre ein bewährtes Framework entwickelt, dessen praktische Umsetzung aber oft komplex war. Um diesen Übergang zu erleichtern, nutzten wir KI, um für unsere Kunden schneller und mit einer höheren Qualität, von der Strategie zur Umsetzung zu kommen.
Die Idee entstand, als das Potenzial von KI, insbesondere ChatGPT, für die Optimierung von Beratungsprozessen deutlich wurde. Bei WARGITSCH hatten wir über Jahre ein bewährtes Framework entwickelt, dessen praktische Umsetzung aber oft komplex war. Um diesen Übergang zu erleichtern, nutzten wir KI, um für unsere Kunden schneller und mit einer höheren Qualität, von der Strategie zur Umsetzung zu kommen.
Dazu entwickelten wir ein Minimum Viable Product (MVP), das die erste Phase unseres Frameworks mit KI testete. Ziel war es, herauszufinden, wie sich KI-gestütztes Arbeiten in der Praxis bewährt und wie gut es sich mit unseren bestehenden Methoden verbinden lässt. Parallel untersuchten wir technische Möglichkeiten, Kosten und den Nutzen für unsere Kunden.
Ergebnis: Die KI brachte nicht nur schnelle Erkenntnisse, sondern auch spürbaren Mehrwert. Sie steigert Effizienz und Produktivität für unsere Kunden und entlastet gleichzeitig unsere Mitarbeitenden – was mehr Raum für strategische und kreative Aufgaben schafft. Damit war der KI-Einsatz ein konsequenter nächster Schritt zur Weiterentwicklung und Automatisierung unseres Frameworks.
Das klingt nach einem spannenden Ansatz! Wie hast du ChatGPT dann genau genutzt für die Umsetzung?
Alberto Vera Ramirez: Um ChatGPT sinnvoll in unseren Beratungsprozess zu integrieren, habe ich mich intensiv mit Prompt Engineering beschäftigt – also der optimalen Gestaltung von Eingaben für die KI. Zuerst analysierte ich bestehende Informationen und bereitete sie für die erste Phase unseres Frameworks auf. Danach folgte eine Testphase, in der durch gezieltes Ausprobieren die besten Formulierungen und Reaktionen der KI ermittelt wurden.
Zusätzlich entwickelten wir ein Interaktionskonzept, das sowohl inhaltlich präzise als auch in der passenden Struktur antwortet. Daraus entstand eine Standard Operating Procedure (SOP), die klare Abläufe für unterschiedliche Nutzungsszenarien festlegt – inklusive Reaktionen bei fehlenden Infos oder Abweichungen im Prozess.
So entstand der Kern unseres KI-basierten Ansatzes: ein durchdachtes Zusammenspiel aus Eingabestruktur, Design und Interaktion – mit der Perspektive, künftig auch mehrere spezialisierte KI-Agenten einzubinden.
Ein wichtiger Punkt bei der Integration von KI ist natürlich der Datenschutz. Wie stellst du sicher, dass vertrauliche Informationen und Kundendaten geschützt und anonymisiert bleiben?
Alberto Vera Ramirez: Der Schutz sensibler Daten hat für uns höchste Priorität. Daher verwenden wir in unseren Tests und ersten Implementierungen ausschließlich anonymisierte oder fiktive Datensätze. Zudem haben wir interne Prozesse etabliert, um sicherzustellen, dass keine kritischen Informationen an Dritte weitergegeben werden können.
Konkret bedeutet das zum Beispiel, dass wir klare Richtlinien für den Umgang mit Kundendaten haben und regelmäßig überprüfen, welche Informationen tatsächlich für den jeweiligen Use Case notwendig sind. Wenn wir reale Projektdaten verwenden, wird nur der unbedingt erforderliche Teil in unsere KI-Plattform eingespeist – und auch das nur in abgesicherten Umgebungen, die strenge Datenschutzstandards erfüllen.
Wie lange hast du gebraucht, um diesen komplexen Prozess zu bauen und konntest du es schon an einem realen Case ausprobieren?
Alberto Vera Ramirez: Die Entwicklung unseres MVP dauerte rund zwei Monate – inklusive Konzeption, Informationsaufbereitung und Prototyp-Erstellung. Trotz paralleler Projektarbeit halfen mir mein Vorwissen in KI und vorhandenes Material zur Phase 1, den Prozess effizient zu gestalten.
Der Prototyp wurde in einer einwöchigen Testphase in drei Szenarien geprüft. Die Ergebnisse waren vielversprechend: Etwa 75–80 % der KI-Vorschläge waren direkt nutzbar, der Rest wurde nachbearbeitet. Die KI lieferte nicht nur kreative Impulse, sondern auch eine klare Struktur – und agierte so als „rechte Hand“ im Prozess.
Auf Basis dieser Erkenntnisse entwickeln wir das System nun weiter – mit Fokus auf optimierte Bot-Zusammenarbeit, neue Datenquellen und erweiterte Prompting-Strategien – bevor wir weitere Phasen unseres Frameworks automatisieren.
Das klingt vielversprechend. Wie ist jetzt das weitere Vorgehen? Wirst du die Automatisierung auch für die anderen Phasen umsetzen und was ist dabei zu beachten?
Alberto Vera Ramirez: Unser nächster Schritt besteht darin, das gesamte Framework von WARGITSCH – das sich in vier Phasen und drei Dimensionen unterteilt – schrittweise zu automatisieren. Aktuell konzentrieren wir uns darauf, die erste Phase von einer Beta-Version in eine stabile ‚Version 1.0‘ zu überführen. Sobald diese zuverlässig funktioniert und wir genau wissen, welche Anforderungen zu berücksichtigen sind, werden wir die darauffolgenden Phasen angehen. Parallel dazu arbeiten wir bereits an einem MVP für unsere drei Dimensionen, damit auch hier eine einheitliche und durchgängige Unterstützung gewährleistet werden kann.
Dabei ist es uns wichtig, nicht bloß eine Vielzahl von isolierten Bots zu entwickeln. Wir planen vielmehr ein ganzheitliches Ökosystem, in dem ein zentraler ‚Master-Agent‘ mit verschiedenen spezialisierten Agenten zusammenarbeitet.
Da hast du eine große Aufgabe vor dir! Welche Anwendung findet das automatisierte Framework dann beim Kunden?
Alberto Vera Ramirez: Das Framework fungiert wie ein „Röntgenbild“: Es zeigt schnell, wo Handlungsbedarf besteht und in welcher Phase was zu tun ist – egal ob auf der Ebene von Mensch, Organisation oder Technik. Mithilfe von KI können wir Daten zügig analysieren, passende Tools aus einem Pool von über 150 auswählen und fundierte Vorschläge ableiten. Das spart Zeit und Kosten, erhöht die Transparenz und ermöglicht maßgeschneiderte, praxisnahe Lösungen.
Langfristig lernen sowohl Framework als auch Beratungsteam kontinuierlich dazu – für noch genauere Analysen und effizientere Automatisierungsmöglichkeiten. Ziel ist ein skalierbares, KI-gestütztes Produkt, das echten Mehrwert bietet – in der Theorie und vor allem in der Praxis.
Vielen Dank, lieber Alberto, für das schöne Interview und diesen Deep Dive in ein komplexes und spannendes Thema!
Alberto Vera Ramirez
Gerade in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten zählt schnelle und wirksame Unterstützung.
Nimm gerne Kontakt zu uns auf – wir zeigen dir, wie wir dein Team KI-gestützt entlasten können!
Dein Ansprechpartner: Alberto Vera Ramirez
