Zum 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine bahnbrechende Änderung in Kraft: die Pflicht zur e-Rechnung im B2B-Bereich. Diese Neuerung stellt viele Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen, eröffnet jedoch gleichzeitig enorme Chancen zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung. In diesem Beitrag beleuchten wir die anstehenden Herausforderungen und zeigen auf, wie wir dich bei der erfolgreichen Umsetzung der e-Rechnung unterstützen können.
Was bedeutet die Pflicht zur e-Rechnung?
Die Einführung der e-Rechnungspflicht zielt darauf ab, den Rechnungsaustausch zu digitalisieren und zu standardisieren. Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen werden, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dies bedeutet gleichzeitig, dass Papier- und PDF-Rechnungen nicht mehr zulässig sind.
Herausforderungen bei der Einführung der e-Rechnung
Technologische Anpassungen
Die Einführung der e-Rechnung erfordert umfassende technologische Anpassungen. Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung vorliegen, um eine automatische Verarbeitung durch die Empfängersysteme zu ermöglichen. Dies bedeutet:
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Formatwahl: Unternehmen müssen entscheiden, welches Format sie verwenden. XRechnung und ZUGFeRD sind die gängigsten Formate in Deutschland.
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Softwarelösungen: Die bestehende Buchhaltungs- und ERP-Software muss in der Lage sein, e-Rechnungen im gewählten Format zu erstellen und zu verarbeiten. Dies kann die Anschaffung neuer Software oder Upgrades bestehender Systeme erforderlich machen.
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Datenkonvertierung: Die Daten müssen in das strukturierte Format konvertiert werden. Dies bedingt eine präzise Abbildung der vorhandenen Rechnungsinformationen in das neue Format.
Prozessanpassungen
Die Einführung der e-Rechnung erfordert eine Überarbeitung interner Prozesse, wie z.B.
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Workflow-Anpassungen: Bestehende Rechnungsprozesse müssen überarbeitet werden, um die Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu integrieren.
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Schulung der Mitarbeiter:innen: Mitarbeiter:innen müssen geschult werden, um die neuen Systeme und Prozesse effizient nutzen zu können. Dies umfasst sowohl technische Schulungen als auch Schulungen zu neuen Arbeitsabläufen.
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Fehlermanagement: Neue Prozesse müssen implementiert werden, um Fehler in der Erstellung und Übermittlung von e-Rechnungen schnell zu identifizieren und zu beheben.
Compliance und Sicherheit
Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Sicherstellung der Datensicherheit sind dabei essenziell:
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Rechtliche Anforderungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass die e-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, einschließlich der Aufbewahrungspflichten und der Sicherstellung der Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungsdaten.
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Datenschutz: Es müssen Maßnahmen implementiert werden, um die Sicherheit sensibler Daten zu gewährleisten, z.B. Einsatz von Verschlüsselungstechnologien und sicheren Übertragungswegen.
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Zertifizierungen: Möglicherweise müssen Unternehmen zusätzliche Zertifizierungen erwerben, um die Einhaltung von Compliance-Standards nachzuweisen.
Integration in bestehende Systeme
Die e-Rechnung muss nahtlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integriert werden. Dies umfasst:
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Systemkompabilität: Es muss sichergestellt werden, dass die e-Rechnungslösung mit den bestehenden Systemen kompatibel ist. Dies kann Anpassungen und Tests erfordern, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.
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Datenmigration: Gegebenenfalls müssen bestehende Daten in das neue System migriert werden, was sorgfältige Planung und Durchführung erfordert.
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Automatisierung: Die Implementierung von Automatisierungsprozessen ist ein wichtiger Hebel, um den Rechnungsaustausch so effizient wie möglich zu gestalten. Dies kann den Einsatz von API-Schnittstellen zur direkten Kommunikation zwischen Systemen umfassen.
Wie wir dich bei der Implementierung der e-Rechnung unterstützen können
Die WARGITSCH Transformation Engineers verfügen über umfassende Erfahrung in der digitalen Transformation und der Automatisierung von Prozessen. Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen, um Dein Unternehmen optimal auf die e-Rechnungspflicht vorzubereiten.
Technologische Beratung und Implementierung
Wir analysieren Deine bestehende IT-Infrastruktur und entwickeln eine maßgeschneiderte Strategie zur Implementierung der e-Rechnung. Dabei unterstützen wir Dich bei der Auswahl und Integration geeigneter Softwarelösungen und stellen sicher, dass Deine Systeme den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Prozessoptimierung
Unsere Expert:innen helfen Dir, Deine internen Prozesse zu analysieren und zu optimieren. Wir entwickeln effiziente Workflows und schulen Deine Mitarbeiter:innen, um einen reibungslosen Übergang zur e-Rechnung zu gewährleisten.
Compliance- und Sicherheitsberatung
Wir stellen sicher, dass Deine e-Rechnungslösungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die Datensicherheit gewährleistet ist. Dabei unterstützen wir Dich bei der Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen und der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.
Systemintegration
Wir helfen Dir, die e-Rechnung nahtlos in Deine bestehenden ERP- und Buchhaltungssysteme zu integrieren. Unser Ziel ist es dabei, eine reibungslose und effiziente Abwicklung Deiner Geschäftsprozesse zu gewährleisten.
Fazit
Die Pflicht zur e-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 stellt Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen, bietet jedoch auch die Chance zur Optimierung und Digitalisierung ihrer Prozesse. Mit unserer umfassenden Expertise und maßgeschneiderten Lösungen unterstützen wir Dich dabei, diese Herausforderung erfolgreich zu meistern und die Vorteile der e-Rechnung voll auszuschöpfen.
Weitere Informationen zur verpflichtenden Einführung der e-Rechnung findest du hier.
Carsten Pingel
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Dein Ansprechpartner zum Thema e-Rechnung: Carsten Pingel